Kein grenzenloser DSGVO-Auskunftsanspruch für Arbeitnehmer – eine Klarstellung des Arbeitsgerichts Heilbronn

Januar 23, 2026
, 2:19 p.m.
, DSGVO Gesetze, Verordnungen, Entscheidungen, DSGVO Rechtsprechung

Problemaufriss

Im Arbeitsrecht stellt der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO ein zentrales Instrument für Arbeitnehmer dar, um Transparenz über die im Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erlangen. Insbesondere bei langjährigen Arbeitsverhältnissen ergeben sich jedoch für beide Seiten grundlegende Fragestellungen:

Wie weit reicht das Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO im Detail?
Muss ein Arbeitnehmer sein Auskunftsverlangen präzisieren, wenn sehr viele Daten betroffen sind?
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, sämtliche personenbezogenen Daten in Kopie vollständig auszuhändigen, oder darf er einschränken
Welche Voraussetzungen gelten für einen Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO, falls die Auskunft (vermeintlich) unvollständig ist?

Diese und weitere Fragen waren Gegenstand eines beachtlichen Verfahrens vor dem Arbeitsgericht Heilbronn.

Die Entscheidung

Sachverhalt

Dem Gericht lag der Fall eines seit über 23 Jahren beschäftigten Arbeitnehmers vor, der im Jahr 2023 eine umfassende datenschutzrechtliche Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO verlangte. Der Arbeitgeber stellte eine rund 400-seitige Auskunft zusammen. Der Arbeitnehmer hielt diese für unvollständig, woraufhin der Arbeitgeber um Präzisierung bat, auf welche Informationen sich das Begehren weiter beziehen soll, und bot ergänzend an, fehlende Datensätze vor Ort einsehen zu lassen. Dieses Angebot nahm der Arbeitnehmer nicht wahr. Zusätzlich erhielt er später eine Kopie seiner Personalakte. Trotzdem klagte er auf Schadensersatz nach Artikel 82 DSGVO, weil er insbesondere zu Überstunden und eventuellen Datenweitergaben weitere Informationen verlangte.

Die rechtliche Würdigung des Gerichts

Das Gericht gab dem Arbeitgeber Recht und wies die Klage ab. Es stellte klar, dass der Arbeitgeber seinen Pflichten nach Artikel 15 DSGVO im Grundsatz nachgekommen war. Die Auskunftserteilung in strukturierter Form und das Angebot zur weiteren Einsichtnahme reichten angesichts der Dauer des Arbeitsverhältnisses und des damit verbundenen Umfangs der Daten aus. Ein weitergehendes, pauschales Verlangen nach vollständiger Auskunft und Kopien aller personenbezogenen Daten war dem Arbeitgeber nicht zumutbar.

Konkretisierungspflicht des Arbeitnehmers: Je größer die zu sichtende Datenmenge (v.a. bei langen Arbeitsverhältnissen) und je unkonkreter das Auskunftsersuchen, desto mehr darf der Arbeitgeber verlangen, dass das Auskunftsverlangen präzisiert wird. Erst nach einer entsprechenden Präzisierung ist der Arbeitgeber verpflichtet, weitere Auskünfte oder Kopien zur Verfügung zu stellen. Eine allumfassende Herausgabe sämtlicher Datenkopien ist aus Sicht des Gerichts weder erforderlich noch zumutbar
Erfüllung durch strukturierte Auskünfte: Das Gericht stellte fest, dass die Erteilung einer zusammenfassenden, strukturierten Darstellung bzw. eine Übersicht über die Daten genügen kann, wenn keine oder keine ausreichende Präzisierung des Anliegens erfolgt. Der Arbeitgeber hatte zudem dem Kläger die Möglichkeit eingeräumt, vor Ort gezielt weitere Daten zu identifizieren – dieses Angebot ließ der Kläger jedoch ungenutzt
Grenzen durch Rechte Dritter (Artikel 15 Absatz 4 DSGVO): Der Arbeitgeber muss bei der Auskunftserteilung zudem die Rechte und Freiheiten anderer Personen wahren. Das bedeutet: Besteht die Gefahr, dass mit der Auskunftserteilung personenbezogene Daten Dritter preisgegeben würden, darf der Arbeitgeber diese Informationen schwärzen oder eine vollständige Auskunft in Teilen verweigern
Kein Schadensersatz bei bloßer Unvollständigkeit: Das Gericht lehnte einen Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO ab. Ein solcher Anspruch setzt einen tatsächlichen und konkreten Schaden voraus, der durch einen Verstoß gegen die DSGVO verursacht wurde. Allein die subjektive Befürchtung, Daten könnten unrechtmäßig verwendet worden sein oder die Auskunft sei lückenhaft, genügt nicht. Vielmehr bedarf es eines nachweisbaren Schadens im Sinne der DSGVO – und diesen konnte der Kläger nicht schlüssig darlegen

Insgesamt bedeutet dies:

Je länger ein Arbeitsverhältnis dauert, desto mehr Daten fallen an. Und sind es erst einmal sehr viele Daten, die der Arbeitgeber über einen Arbeitnehmer speichert, muss letzterer schon konkret sagen, welche Daten er beauskunftet haben möchte. Erweist sich die Auskunft als unvollständig, führt das nicht automatischer zu einem Schadenersatzanspruch.

Fazit

Die Entscheidung des Arbeitsgerichts Heilbronn macht deutlich: Der Auskunftsanspruch gemäß Artikel 15 DSGVO ist ein beliebter Zankapfel im Arbeitsverhältnis. Und auch wenn Arbeitgeber verpflichtet sind, einen Prozess zu etablieren, der eine vollständige Auskunft ermöglicht, ist der dahinter stehende Anspruch nicht grenzenlos. Arbeitnehmer müssen ihr Auskunftsbegehren spezifizieren, vor allem bei großen Datenmengen und langen Beschäftigungen. Arbeitgeber erfüllen ihre Pflicht regelmäßig bereits durch strukturierte, nachvollziehbare Auskünfte sowie Einsichtnahmeangebote; sie sind nicht verpflichtet, pauschal alle Kopien aller Daten offenzulegen – insbesondere wenn Rechte Dritter betroffen sind oder eine massenhafte Herausgabe unzumutbar wäre.

Für die Praxis empfiehlt sich daher folgendes:

Arbeitnehmer sollten zur Vermeidung unnötiger Streitigkeiten genau beschreiben, auf welche Informationen sich ihr Anliegen bezieht.
Arbeitgeber sollten jede Datenauskunft dokumentieren, strukturierte Übersichten bereitstellen und Optionen zur Einsichtnahme anbieten.
Schadensersatz kann nur verlangt werden, wenn konkret dargelegt und nachgewiesen wird, dass durch einen Datenschutzverstoß ein tatsächlicher Schaden eingetreten ist.
Schwärzung oder Teilauskunft sind zulässig, wenn Rechte Dritter berührt werden oder eine vollständige Herausgabe unzumutbar ist.

Quelle: Urteil der 8. Kammer des Arbeitsgerichts Heilbronn vom 27. März 2025 zum Az. 8 Ca 123/24