Marina Eibl ist Steuerberaterin aus Leidenschaftlich. Aus der IT kommend, gründete sie ihre eigene Steuerkanzlei ganz auf digitalen Boden. Dafür wurde sie 2020 und 2021 von der DATEV als DIGITALE KANZLEI ausgezeichnet. Welche Vorteile eine digitale Steuerkanzlei für Kund:innen und Mitarbeitende hat und wie das alles mit der DSGVO vereinbar ist, erzählt sie im Interview mit Dr. Stephan Gärtner.
Marina und ihre Kanzlei finden Sie – natürlich digital – hier:
https://www.life-steuerberatung.de/Startseite/
https://www.facebook.com/lifesteuerberatung/, https://www.linkedin.com/in/marina-eibl-267907197/
Marina Eibl, Steuerberaterin aus Leidenschaft
Stephan: “Pecunia non olet” – Geld stinkt nicht. Die Geschichte um diese lateinische Redewendung mag in die Kategorie unnützes Wissen fallen, aber gerade das macht sie so interessant.
Denn um zusätzliches Geld einzunehmen, soll der römische Kaiser Vespasian für die Nutzung öffentlicher Toiletten eine spezielle Latrinen Steuer erhoben haben. Und von seinem Sohn darauf angesprochen, soll er sinngemäß gesagt haben: “Na, Geld stinkt doch nicht”.
Diese Geschichte zeigt aber, dass Steuern und die kreative Begründung für Steuern schon sehr alt sind. Und in der Tat: Die ersten Belege über staatliche Abgaben gibt es schon im dritten Jahrtausend vor Christus, nämlich in Ägypten. Da soll es eine Ernte-Steuer und einen Nil-Zoll gegeben haben.
Umso erstaunlicher fand ich es bei der Recherche, dass die Geschichte der Steuerberater noch relativ jung ist. In Deutschland bildete sich der Beruf erst im Kaiserreich heraus und böse Zungen behaupten, dass Steuerberater sich seit dieser Zeit kaum verändert hätten und noch immer so arbeiten würden wie damals in der Kaiserzeit.
Das es aber auch anders geht, zeigt meine heutige Gesprächspartnerin, über die ich mich ganz besonders freue. Liebe Marina, stell’ dich doch mal den Zuhörerinnen und Zuhörern vor.
Marina: Ja, lieber Stephan, erstmal vielen, vielen Dank für dieses Intro. Mein Name ist Marina Eibl. Ich bin Steuerberaterin in Berlin.
Ich komme tatsächlich ursprünglich nicht aus der Steuerberatung, sondern aus der Banken- und der IT-Branche und habe mich dann in die Steuerberatung begeben. Und dort liegt jetzt meine Passion. Das heißt, die Mandanten aktiv zu beraten, da möglichst viel rauszuholen und eben nicht so wie in der Antike zu arbeiten. Und es macht mir Spaß. Mir macht Spaß die Buchhaltung zu machen. Mir macht Spaß, Jahresabschlüsse zu machen. Die Gestaltungen vor allem und die Digitalisierung.
Stephan: Das heißt, du bist ein sogenannter Bindestrich-Profi. Du bringst zwei Welten zusammen. Du kommst aus der Banken- und IT-Welt und hast dich dann in das relativ konservative Steuerberater-Feld getroffen. Bist du da angeeckt oder fanden das alle von Anfang an super?
Marina: Na ja, es ist halt so: Es kommt langsam so eine neue Generation an Steuerberatern und Steuerberaterinnen, die das ganze Berufsbild ein bisschen modernisieren und entsprechend auch digitalisieren. Und da hat mir natürlich die Erfahrung aus der IT-Branche sehr, sehr geholfen.
Stephan: Das finde ich spannend. Wir sind ja hier ein Podcast-Format, das sich auch mit datenschutzrechtlichen Themen befasst. Aber mir geht es gar nicht darum, die moderne Welt zu verteufeln oder Abschottung zu predigen. Ich interessiere mich aber für Menschen, die Lösungen haben. Wie können wir Daten sicher verarbeiten? Dafür suche ich immer wunderbare Beispiele. Und da haben wir uns glücklicherweise kennengelernt.
Mit großem Interesse habe ich gelesen, dass eure Kanzlei vor einiger Zeit als einer der ersten Kanzleien von der DATEV als digitale Kanzlei des Jahres 21 ausgezeichnet wurde. Steuerberater verfügen über sehr sensible Daten. Sie sind, wie wir gehört haben, noch immer oder zumindest noch für lange Zeit ein konservativer Berufsstand. Wie geht das für dich zusammen? Wie funktioniert das – digitale Kanzlei einerseits, sensible Daten, konservatives Berufsrecht andererseits?
Marina: Man muss natürlich aufpassen. Wie du schon sagtest, es sind hochsensible Daten. Das ist der Finanzbereich unserer Mandanten, was natürlich für jeden ein sehr, sehr wichtiger Bereich des persönlichen Lebens ist.
Da muss man schauen: Mit welchen IT-Systemen arbeitet man zum Beispiel? Wie stellt man sicher, dass alles vom Datenschutz her gewährleistet ist? Und da bin ich auch froh, tatsächlich mit der DATEV zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten komplett auf den Servern der DATEV in Nürnberg und wir versenden die Erklärungen, die Buchführung, alles innerhalb dieses geschützten DATEV Zentrums. Das heißt, dass wir da sicherstellen können, dass das alles gewährleistet ist. Wir arbeiten halt komplett digital. Das heißt, bei uns geht jetzt nichts per Post raus und dann muss eben sichergestellt sein, dass über diesen digitalen Weg der Datenschutz auch gewährleistet ist.
Stephan: Sprechen die Mandanten darauf an? Also wie schaffst du das Vertrauen bei den Mandanten, damit sie komplett digital mit dir zusammenarbeiten?
Marina: Also wir sprechen natürlich die Zielgruppe an, die das auch wollen. Das heißt Menschen, die ein relativ junges digitales Team wollen und einfach dieses neue Zusammenarbeiten. Und die sind dem Ganzen meistens relativ wohlgesonnen und auch offen gegenüber.
DATEV ist den meisten ein Begriff, von daher wird das gut angenommen. Es laufen keine sensiblen Daten über zum Beispiel E-Mails. Außer der Mandant wünscht das explizit. Und dann ist es meistens in Ordnung und wird auch komplett akzeptiert. Also ich hatte da bisher noch keine Probleme.
Stephan: Liebe Marina, so wie ich dich kennengelernt habe, sprichst du nicht im Pluralis Majestatis, wenn du von “wir” redest, sondern ihr seid ein ganzes Team. Erzähl doch mal ein bisschen was über eure Kanzlei, wie groß ihr seid.
Marina: Also wir sind aktuell, ich glaube zu neunt, mit externen Mitarbeitern. Wir sind allerdings deutschlandweit verstreut. Tatsächlich kommt das auch aus der Historie heraus. Ich komme ursprünglich aus Bayern, bin aber schon eine ganze Weile in Berlin und war, allerdings vor meiner Selbstständigkeit, noch mal in der Kanzlei in Bayern angestellt. Und deshalb haben wir eben in Berlin ein kleines Team und auch in Bayern. Und auch aus diesem Grund ist es natürlich relevant, dass wir komplett digital arbeiten und auch datenschutzrechtlich alles gesichert ist.
Stephan: Genau das ist der Punkt, der mich interessiert. Ich höre manchmal von Autoverkäufern ohne Führerschein. Ist jetzt nichts Schlimmes, wenn man keinen Führerschein hat. Um Gottes Willen. Aber es geht ja bei vielen Gewerken, auch beim Steuerberater, natürlich um Authentizität.
Arbeitet ihr denn auch intern digital, wenn ihr euch kollegial abstimmt? Wenn ihr eure eigenen Steuern sozusagen macht oder mit Behörden kommuniziert oder intern euch besprecht? Oder wie muss ich mir das vorstellen?
Marina: Ja, tatsächlich. Wir machen Videokonferenzen entsprechend jede Woche einmal. Wir haben sozusagen unser Team Meeting. Natürlich sieht man sich auch mal in echt, das Persönliche, was einfach wichtig ist. Wir haben zum Beispiel auch in zwei Wochen einen Betriebsausflug, wo wir uns alle zusammen treffen. Also der südliche und der nördliche Teil. Und das funktioniert alles wunderbar.
Stephan: Wunderbar. Das klingt nach einem hybriden Betriebsklima, würde ich es mal nennen. Und genau das ist ja auch die Zukunft. Ich will jetzt mal ein bisschen in die Köpfe der Zuhörerinnen und Zuhörer reingehen, wenn die sich fragen:
Sie kommen zu dir beispielsweise in die Kanzlei. Oder Sie arbeiten jetzt mit ihrem Steuerberater, ihrer Steuerberaterin komplett digital zusammen. Dann geht es ja nicht allein um die technische Komponente. Denn mit Recht reden wir ja nicht nur von Digitalisierung, sondern von digitaler Transformation.
Was sind denn die Anreize? Was sind denn die Vorteile daran, mit seiner Steuerberaters Kanzlei komplett, oder besser gesagt überwiegend, digital zusammenzuarbeiten? Wo siehst du denn da die Vorteile, um die Leute so ein bisschen in diesem Prozess der Transformation hineinzulocken?
Marina: Ein ganz großer Vorteil ist das ortsunabhängige. Man kann die Auswertungen lesen, wenn man am Strand ist, rein theoretisch. Also da sind die Mandanten relativ frei, auch jetzt. Das Thema Corona hat gezeigt, dass auch viele Freelancer, vor allem jemand, der komplett allein arbeitet, der arbeitet halt dann mal für drei Wochen auf den Kanaren oder so was.
Dadurch, dass die meisten Mandanten ihre Unterlagen sowieso online bekommen. Ich meine, wie viele Rechnungen bekommt man denn noch per Post? Das sind ja die wenigsten. Hier ist es natürlich auch dann kein Systembruch, wenn man dieses Digitale weiterführt. Ansonsten müsste man die ganzen Sachen ja ausdrucken, zum Steuerberater schicken. Man bekommt es wieder zurück.
Und dieses Problem haben wir eben nicht mehr. Der Mandant hat seine Unterlagen immer bei sich. Es ist komplett digitalisiert, es ist bei DATEV auch komplett rechtssicher abgelegt. Wenn das Finanzamt nachfragt, dass wir diese Belege nicht nochmal anfordern müssen. Auch die Postlaufzeit wird gespart.
Stephan: Du hast das Gefühl, das beschleunigt die Prozesse im Mandanten-und-Steuerberater-Verhältnis richtig?
Marina: Ja, auf jeden Fall. Und es ist natürlich auch so: Dadurch, dass man das sowieso mit der Mannschaft gewöhnt ist und auch die Mandanten mit uns, dass man zum Beispiel nicht so ein klassisches Jahresgespräch hat, werden Themen meistens auch schneller angesprochen, weil viele sagen: Okay, ich habe vielleicht jedes Jahr im September mein Gespräch mit dem Steuerberater. Ich habe vielleicht schon drei Monate vorher eine Frage, aber naja, ich warte mal ab, diese drei Monate. Wir sehen uns ja dann sowieso.
Dadurch, dass das bei uns nicht so dieses typische Eingetaktete ist, ruft man vielleicht dann auch mal ein bisschen schneller an, klärt diese Frage vorab und das wirst du, Stephan, ja wahrscheinlich auch kennen. Bei komplizierteren Sachen ist es besser, vorab mal zu fragen und bevor man im Nachhinein dann vielleicht wieder etwas korrigieren muss.
Stephan: Was macht das mit euch Steuerberaterinnen und Steuerberatern wenn ihr digital mit den Mandanten arbeitet? Ist das auch für euch gefühlt ein besseres Miteinander oder sagen wir ein effektiveres Miteinander? Oder seht ihr euch dann doch manchmal wieder nach den klassischen Jahres-Gesprächen zurück? Wie verändert das die eigene Arbeitsweise? Kannst du dazu etwas sagen?
Marina: Also ich habe es ganz gerne schon vorher so gemacht. Also nur mal so kurz als Exkurs: Für mich hat Corona in dem Sinne etwas Positives, dass seitdem das Digitale von den Mandanten noch eher akzeptiert wird.
Wir machen teilweise auch unsere Jahresabschluss-Gespräche dann über so eine DATEV-Konferenz und das funktioniert auch.
Natürlich ist es schön, auch mal den Mandanten zu besuchen oder dass die mal herkommen. Das kommt auch immer so ein bisschen auf das persönliche Verhältnis drauf an. Manche wünschen sich das natürlich, bei den anderen, die sagen: Ach Gottchen, ich bin froh, wenn ich mit Steuern und so weiter so gut wie nichts zu tun habe. Die wollen auch dieses Jahres-Gespräch eigentlich am besten nicht haben. Das gibt es auch. Da muss man sich natürlich ein bisschen individuell anpassen.
Und natürlich macht es schon vieles effizienter und einfacher. Also es ist so, dass wir nicht mehr so terminlich fest durchgetaktet sind. Ich meine, wir haben natürlich unsere Termine, aber wir können uns das ein bisschen besser einteilen. Man ist nicht mehr an diese klassischen Öffnungszeiten gebunden.
Stephan: Ich gehe davon aus, du hast diesen Beruf gewählt, weil er dir Freude bereitet. Wenn du dir jetzt zwei Konstellationen vorstellen müsstest:
Einerseits Du kommst in deine Kanzlei, die sehr stark schon digital transformiert ist. Oder Alternative: Du gehst an eine Kanzlei, die noch nicht so stark transformiert ist.
Hast du ein besseres Gefühl, also jetzt für dich persönlich, von deiner Work-Life-Balance, von deiner persönlichen Zufriedenheit her, in einer digitalen Kanzlei zu arbeiten? Und wenn ja, woran liegt das?
Marina: Definitiv. Ich mein klar, ich bin selbstständig, ich arbeite also selbst und ständig. Das heißt, jetzt von mir kann ich das mit der Work-Life-Balance wahrscheinlich nicht ganz so gut ableiten.
Aber wenn ich mir jetzt zum Beispiel bei meinen Kollegen und Kolleginnen das anschaue, die sind natürlich viel flexibler als der Durchschnitt. Also ich mein klar, es gibt feste Termine. Wir haben einmal unser Wochen-Meeting, wir haben Schulungen und so weiter. Das versteht sich von selbst.
Aber ansonsten sind die komplett frei in ihrer Zeiteinteilung. Also wenn wir jetzt sagen: Heute ist schönes Wetter, ich mache heute um 10 Uhr Feierabend und arbeite dafür um 19 Uhr weiter, dann ist es für mich in Ordnung. Also das ist halt wirklich, was die Work-Life-Balance ausmacht.
Dank DATEV können wir sogar unter Datenschutz-Gesichtspunkten von überall arbeiten. Wir können uns von überall Zugang zu den Daten verschaffen. Auch wenn man mal im Urlaub ist, kann man halt auch mal schnell gucken, wenn doch was Wichtiges ist. Und ja, das macht Spaß!
Stephan: Das heißt, wer sich mal bei euch als Steuerberaterin oder Steuerberater bewirbt oder als Assistenzkraft oder wie auch immer, kann sich auch genau darauf einstellen: Ihr seid ein Team, das digital transformiert ist, soweit das rechtlich möglich ist.
Ich würde gern mal die Perspektive wechseln. Eine Perspektive, die immer wieder, sagen wir mal auch kritisch beäugt wird. Insgesamt, obwohl sie zwingend notwendig ist, nämlich die Finanzverwaltung. Wie geht die denn mit einer Kanzlei um, die überwiegend digitalisiert ist und so arbeitet wie ihr? Nimmst du da eine andere Wahrnehmung wahr? Ist es der Finanzverwaltung vollkommen egal oder finden die das Digitale besser? Was kannst du dazu sagen?
Marina: Hm, also ich glaube letztendlich ist es denen relativ egal. Ich meine auch die Finanzverwaltung, man glaubt es kaum, versucht auch den digitalen Weg zu beschreiten.
Es ist zum Beispiel so, dass wir leider geht es aktuell nur mit Einkommensteuerbescheiden, aber selbst die bekommen wir schon komplett digital. Also die kommen gar nicht mehr per Post, die bekommen wir direkt über DATEV zugestellt.
Und mittlerweile ist es auch so, dass mit bestimmten Vollmachten es auch möglich ist, dass auch die Finanzverwaltung E-Mails schreibt. Das machen die mittlerweile auch schon. Man kann die Belege zum Beispiel auch digital nachreichen, da gibt es Schnittstellen dafür. Und das macht natürlich auch vieles einfacher. Also die sind auch auf einem guten Weg. Und die haben demnach auch kein Problem damit, dass wir sehr digital arbeiten.
Stephan: Wie läuft das dann bei Steuerprüfungen ab? Kommen die dann zu euch ins Büro und ihr zeigt denen die DATEV-Daten oder schickt sie ihnen direkt rüber? Ist das bei einer Steuerprüfung komplett anders, wenn man so stark digital aufgestellt ist wie ihr? Oder ist das wie eh und je?
Marina: Es ist ein bisschen anders, weil wir nur elektronische Daten hinschicken. Also in der Regel kommt keiner von der Finanzverwaltung zu uns oder zu den Mandanten. Das ist ja oftmals so ein Thema, das die Mandanten das natürlich nicht wünschen, dass die Betriebsprüfung bei denen stattfindet. Verständlicherweise.
Es gibt eben die Möglichkeit, das alles digital vorab zu versenden. Und dann wird eben im Amt geprüft. Also direkt im Finanzamt.
Das macht das Ganze natürlich auch ein bisschen einfacher und man hat diesen Druck nicht. Wir sagen auch, es bringt auch gar nichts, wenn die hierherkommen, denn wir haben hier keine physischen Belege. Also bei uns gibt es noch einen abschließbaren Schrank, wo die ganzen Bescheide noch drin liegen. Aber das war’s auch. Wir haben ansonsten keine Belege von Mandanten.
Und wenn die bei Mandanten vor Ort sind, ist es auch eine ungünstige Situation. Da ist so ein Prüfer, der prüft gerade die Akten in einem Kämmerchen. Ich glaube, das ist auch sehr belastend und das haben wir einfach nicht mehr.
Stephan: Ach schön, du sorgst dich auch um das Seelenheil der Außenprüfer, finde ich großartig!
Eine Frage, die mir häufig aus datenschutzrechtlicher Hinsicht gestellt wird, obwohl das eigentlich gar nicht in mein Kerngebiet fällt, deshalb reiche ich sie mal an dich weiter, weil das viele interessieren wird: Wie sieht das mit dem Thema GOBD und digitalisierte Steuerberatung aus? Ist das problemlos zu stemmen? Wahrscheinlich über die DATEV-Anwendungen, aber habt ihr da Erfahrungswerte? Hast du da Erfahrungswerte, die du weitergeben möchtest?
Marina: Über die DATEV ist alles möglich. Ich meine, da gibt es ja so Sachen, man muss zeitnah verbuchen, man muss die Belege richtig sortieren und so weiter. Und das ist natürlich bei uns gewährleistet. Wir haben die Belege digital vor Ort. Wir verbuchen das. Wir schreiben die Daten dann auch entsprechend fest. Das ist ja auch immer wichtig, dass man sieht, dass regelmäßig alles gemacht wird. Und demnach haben wir überhaupt keine Probleme. Also da ist wirklich die DATEV super, dass die GOBD eingehalten werden.
Stephan: Jetzt interessiert mich natürlich noch so ein bisschen eure inhaltliche Ausrichtung eurer Kanzlei. Was sind denn so Mandate, die ihr häufig oder sehr gern macht? Und was sind vielleicht Mandate, wo ihr Kolleginnen und Kollegen empfiehlt, die dafür besser geeignet sind?
Marina: Also was ich natürlich sehr, sehr gerne mache, ist einfach mit Mandanten zusammenzuarbeiten, die Lust auf diese Digitalisierung haben. Das ist natürlich auch ein bisschen Voraussetzung, sag ich mal, bei uns. Und das macht auch Spaß. Auch wenn man aktuell noch komplett in Papierform arbeitet, macht es mir Spaß, die Prozesse dazu anzuschauen, die Prozesse zu verbessern. Dass auch der Mandant eine große Zeitersparnis dann hat und eben auch für die Zukunft fit gemacht wird.
Dann gestalten wir auch ganz gerne. Also wenn jetzt jemand vom Einzelunternehmern zur GmbH wechseln möchte oder zu einer Holding-Struktur. Das sind so Themen. Also ich sag mal so: Das, was nicht diese klassische Buchführung/Lohnbuchhaltung angeht, dieses abwechslungsreiche, das macht mir sehr, sehr viel Spaß. Aber natürlich klar, Buchhaltung, Jahresabschlüsse, das ist unser Kerngeschäft.
Externe Kollegen empfehle ich bei Allem was in Richtung Auslandsstrukturen geht. Da gibt es Spezialisten. Also es ist kein Problem, wenn ich ein deutsches Unternehmen habe, die importieren, exportieren, ihre sonstigen Leistungen ins Ausland bringen. Das ist alles machbar. Das ist dann alles in Deutschland versteuert, also entsprechend deklariert werden. Aber wenn es darum geht, vielleicht eine ausländische Tochter oder so zu gründen, da gibt es Spezialisten. Das schiebe ich dann an diejenigen, die es besser können.
Stephan: Dann gibt es eine weitere Domäne in der Steuerberatung, einen Bereich, der immer ein bisschen unterschätzt wird und wo die Digitalisierung noch weiter zurück ist, als man es sich vorstellen kann. Das ist nämlich vor den Finanzgerichten. Tretet ihr auch vor den Finanzgerichten auf, also auch, dass ihr da persönlich hingeht?
Marina: Wir hatten zum Glück diesen Fall noch nicht, also so weit ging es noch nicht, dass wir bis hoch gestritten haben. Ich muss sagen, ich weiß es nicht, ob der Fall mal eintritt, ob ich das lieber jemandem überlasse, der da wirklich die Erfahrung hat. Das wird sich zeigen, wenn es so weit ist. Aber wenn ich mich dann nicht perfekt sicher fühle, dann lasse ich es lieber jemand anderes machen.
Stephan: Ja, also ich habe von meinem früheren Ausbilder als Rechtsanwalt immer gesagt bekommen: “Jeder Gerichtsprozess, der nicht geführt wird, ist ein Sieg für alle Seiten.”
Insofern ist das doch eine sehr schöne Auszeichnung. Wenn das noch gar nicht bei euch so weit gekommen ist, dann habt ihr ja immer alles mit der Finanzverwaltung besprechen können.
Möchtest du unseren Zuhörerinnen und Zuhörern etwas mitgeben? Womit könnte man denn anfangen? Oder was wäre der erste Schritt, wenn man seine Prozesse so transformieren will, dass eine Zusammenarbeit, auch in steuerrechtlichen Fragen digital gut funktioniert? Wo fängt man da eigentlich an?
Marina: Tatsächlich, wie du gerade gesagt hast, bei den Prozessen.
Was nicht funktioniert ist, dass man sagt, man hat einen analogen Prozess und man scannt zum Beispiel alles ein. Das ist ein zusätzlicher Stepp, der kostet zusätzlich Zeit, wenn man alles andere trotzdem noch so macht wie vorher.
Da muss man wirklich schauen: Okay, wo setzt man da an, dass man zum Beispiel den Rechnungseingang vereinfacht, dass man die Rechnungsprüfung vom Prozess her ändert, dass man da eben schaut, wie kann man da die Vorgänge entsprechend anpassen, dass es funktioniert.
Da muss man natürlich auch offen dafür sein. Und da gehen wir wirklich dann auch in die Unternehmen rein und schauen eben: Wie läuft’s aktuell? Wie passt es in dem Unternehmen, dass man es eben anders machen kann?
Stephan: Aber wie muss ich mir das vorstellen, wenn man dann mit dir zusammenarbeitet und das kommt doch mal ein Papier-Beleg an, Taxi-Quittung oder was auch immer, haben wir alle ab und an mal. Möglicherweise kann man auch Taxi Rechnungen mittlerweile digital bekommen, aber es ist noch nicht der Standard.
Ich scanne dann das Dokument trotzdem ein. Kann ich es dann wegwerfen oder muss ich es doch in irgendeinen Aktenordner machen? Ich kann dir eins sagen: Dieser Moment einen steuerrechtlich relevanten Beleg vor Ablauf der Sechs oder Zehn-Jahresfrist wegzuwerfen, das ist so in so vielen deutschen Unternehmerinnen drin. In Österreich sind es sieben Jahre. Dass man da einfach panische Angst vor diesem Moment hat. Was kannst du da den Mandanten zu sagen?
Marina: Ja, also Einscannen braucht man schon mal nicht, dafür gibt es Handy-Apps, auch von DATEV, da macht man eigentlich nur ein Foto und schicke es an die Cloud hoch, dann ist es da drin.
Dann empfehlen wir wirklich pro Jahr einen Karton zu machen und da die Belege unsortiert einfach reinzupacken. Wie gesagt, es ist natürlich bei uns in der DATEV Cloud gespeichert.
Ich habe es auch noch nie erlebt – also wirklich noch nie – dass die Finanzverwaltung ein Originalbeleg angefordert hat. Die digitale Kopie hat immer ausgereicht. Man kann es aber nicht ausschließen.
Bei einer sogenannten Verfahrens-Dokumentation ist man sogar berechtigt, die Belege danach zu vernichten. Empfehlen wir aber nicht aktiv. Wenn das ein Mandant will, dann ja. Aber ich gehe jetzt nicht auf den Mandanten zu und bitte ihn, seine Belege zu vernichten. Da gibt es noch zu wenig Urteile, zu wenig Erfahrungen. Was passiert, wenn es da doch mal zum Streit kommt?
Stephan: Marina, ich prophezeie dir in diesem Moment, wenn die Menschen das hören, fallen ganz, ganz viele schwere Steine vom Herzen. Weil die Ansage, man kann das unsortiert in einen Karton werfen, ist glaube ich für alle der beste Kompromiss, den man sich vorstellen kann. Vor allem das Wort “unsortiert” dürfte vielen Zuhörerinnen und Zuhörern gefallen.
Ja, wir kennen das alle. Also als ich meine Kanzlei gegründet habe, hatte ich noch für jeden Monat große Leitz-Ordner für jedes Jahr und irgendwann werden die da so unendlich dick, dass das einfach nervt.
Mir wurde am Anfang noch geraten, sogar digitale Belege auszudrucken und dort anzuordnen. Das ist aber irgendwann, gerade wenn man sehr viele kleine Tools im Internet nutzt, eben sehr schwierig.
Also erst einmal vielen Dank für die Informationen bisher. Wir werden deine Kontaktdaten bzw. die Kontaktdaten deiner Kanzlei unter diesem Podcast verlinken.
Möchtest du noch irgendetwas unseren Zuhörerinnen und Zuhörern mitgeben? Ich habe jetzt verstanden: Die Angst vor der Digitalisierung oder die Angst vor dem Verlust von Daten ist eine ganz schlechte Ausrede, es nicht zu tun, sondern es gibt immer Mittel und Wege, es sicher zu machen. Aber gibt es irgendetwas, was du den Zuhörerinnen und Zuhörern noch mitgeben möchtest? Ein persönliches Anliegen? Was das dich antreibt, als Steuerberaterin tätig zu sein?
Marina: Du hast es eigentlich gerade schon perfekt gesagt. Man darf davor keine Angst haben. Die Digitalisierung ist natürlich ein Thema, das viele Unternehmen ein bisschen vor sich herschieben. Aber wie du schon sagst: Das muss man einfach angehen und dann funktioniert das auch. Und genauso wie zum Beispiel auch Umgestaltungen. Das geht alles. Man muss nur irgendwann mal diesen ersten Schritt machen. Und da stehen die meisten Steuerberater auch gerne den Mandanten zur Seite, dass das alles funktioniert.
Stephan: Das war doch mal ein munteres Plädoyer für digitale Transformation in der Steuerberatung.
Ihr habt gehört, Marina Eibl, Steuerberaterin zu 100% digitalisiert. Soweit das Berufsrechtlich zulässig ist natürlich. Ich danke dir für das Gespräch.
Wenn euch das gefallen hat, liebe Zuhörerinnen und Zuhörer, ihr könnt hier unten auf “Gefällt mir” klicken. Ihr könnt das Teilen in sozialen Netzwerken und anderen davon berichten, dass Steuerberatung eben nicht so sein muss wie zu Zeiten des Kaisers Vespasians, sondern es kann auch sehr modern sein und trotzdem unterhaltsam wie auch damals. Danke, Marina!
Marina: Vielen Dank, Stephan. Herzlichen Dank!